ডিজিটাল স্মারক লেখার নিয়ম

বর্তমান সচিবালয় নির্দেশনা ২০২৪ অনুযায়ী ডিজিটাল স্মারকে এখন থেকে ২২ টি ডিজিট থাকবে। এখানে মোট ০৮ টি সেগমেন্ট/খন্ড থাকবে। প্রথম দুইটি কোড দিয়ে বুঝাবে কোন মন্ত্রনালয় কিংবা কোন বিভাগ। তার পরবর্তী দুটি ডিজিট নির্দেশ করে ওই মন্ত্রনালয়ের অধীন সংযুক্ত দপ্তর/অধিদপ্তর/পরিদপ্তর/স্বায়ত্ত্বশাসিত সংস্থা। পরবর্তী ০৪টি ডিজিট নির্দেশ করে জেলা ও থানার কোড। ০৩টি ডিজিট দিয়ে অধস্থন অফিস বুঝায়। পরবর্তী ০৩ টি ডিজিট দ্বারা এটি কোন শাখার কাজ এটা বুঝাবে। এর পরের ০২ ডিজিটের কি ধরনের কাজ এবং তার পরবর্তী ০৪ ডিজিট দ্বারা ফাইলের ক্রমিক নাম্বার বুঝাবে এবং সর্বশেষ দুই ডিজিট দ্বারা ফাইলটি খোলার সাল বুঝাবে।

নতুন পদ্ধতিতে ডিজিটাল নথি নম্বর প্রবর্তন

এই অফিস আদেশটি হিসাব মহানিয়ন্ত্রক (সিজিএ) এর কার্যালয় এবং এর অধীনস্থ সকল দপ্তরের জন্য একটি নতুন ডিজিটাল নথি নম্বর পদ্ধতি প্রবর্তন সংক্রান্ত। অর্থ মন্ত্রণালয় ও মন্ত্রিপরিষদ বিভাগের নির্দেশনা অনুযায়ী এই গাইডলাইনটি প্রণয়ন করা হয়েছে।

ডিজিটাল নথি নম্বরের গঠন:

নতুন ডিজিটাল নথি নম্বরটি মোট ২২ ডিজিটের হবে এবং এতে ৮টি ধাপ থাকবে।

• ১ম ধাপ (২ ডিজিট): এটি মন্ত্রণালয়/বিভাগের কোড। অর্থ বিভাগের জন্য এই কোড “০৭” ব্যবহার করতে হবে।
• ২য় ধাপ (২ ডিজিট): এটি সংযুক্ত দপ্তর/সংস্থার কোড। হিসাব মহানিয়ন্ত্রক কার্যালয়ের জন্য এই কোড “০৩” ব্যবহার করতে হবে।
• ৩য় ধাপ (৪ ডিজিট): এটি জিওগ্রাফিক (জিও) কোড, যা বাংলাদেশ পরিসংখ্যান ব্যুরো (BBS) কর্তৃক নির্ধারিত।
  • ঢাকার ভেতরের অফিসগুলোর জন্য এই কোড হবে “০০০০”।
  • ঢাকার বাইরের অফিসের ক্ষেত্রে প্রথম দুই ডিজিট জেলার এবং পরের দুই ডিজিট উপজেলার কোড হবে। বিভাগ বা জেলার ক্ষেত্রে উপজেলার কোড “০০” হবে।
• ৪র্থ ধাপ (৩ ডিজিট): এটি প্রতিটি দপ্তরের অভ্যন্তরীণ শাখা নির্ধারণের কোড।
  • সিজিএ প্রধান কার্যালয়ের জন্য ০০১-০৯৯ পর্যন্ত সংরক্ষিত।
  • ঢাকার বিভিন্ন চিফ অ্যাকাউন্টস এন্ড ফিন্যান্স অফিসার (সিএএফও) অফিসের জন্য নির্দিষ্ট কোড রেঞ্জ বরাদ্দ করা আছে (সংযুক্তি-১ দ্রষ্টব্য)।
  • ঢাকার বাইরের দপ্তরগুলো এই তিন ডিজিট স্বাধীনভাবে ব্যবহার করতে পারবে।
• ৫ম ধাপ (৩ ডিজিট): এটি কোন শাখার কাজ এটা নির্দেশ করবে।
• ৬ম ধাপ (২ ডিজিট): এটি বিষয়ভিত্তিক কোড। সংযুক্তি-২ এ একটি নমুনা তালিকা দেওয়া আছে, তবে প্রতিটি দপ্তর নিজেদের প্রয়োজন অনুযায়ী বিষয়ভিত্তিক কোড নির্ধারণ করতে পারবে।
• ৭ষ্ঠ ধাপ (৪ ডিজিট): এটি নথির ক্রমিক নম্বর, যা ফাইল রেজিস্টার অনুযায়ী নির্ধারিত হবে।
• ৮ম ধাপ (২ ডিজিট): এটি নথি খোলার সালের কোড।

অন্যান্য গুরুত্বপূর্ণ তথ্য:

• চিঠির জারী নম্বর ডিজিটাল নথি নম্বরের অংশ নয়; এটি নথি নম্বরের শেষে ফুলস্টপ (.) দিয়ে লিখতে হবে।
• গাইডলাইনে বিভিন্ন অফিসের (যেমন: সিএএফও/পররাষ্ট্র মন্ত্রণালয়, ডিসিএ/সিলেট, ডিএএফও/গাজীপুর) উদাহরণ দিয়ে নথি নম্বর তৈরির প্রক্রিয়া ব্যাখ্যা করা হয়েছে।
• প্রয়োজনীয় জিও কোডের একটি বিস্তারিত তালিকা (বিভাগ, জেলা ও উপজেলা অনুযায়ী) সংযুক্তি হিসেবে দেওয়া হয়েছে।

বিস্তারিত গাইডলাইন দেখুন: সরাসরি গুগল ড্রাইভে

https://drive.google.com/file/d/1VV-ke9caldKy76d0bjkTvXzHqnSXo7Hj/view?usp=sharing

শেষ কথা: