দুর্যোগ ব্যবস্থাপনা অধিদপ্তরের ২২ ডিজিটের ডিজিটাল নথির নিয়ম ২০২৬

সরকারী দপ্তরসমূহে দাপ্তরিক কাজে গতিশীলতা ও শৃঙ্খলা আনার লক্ষ্যে নথিপত্র ব্যবস্থাপনায় বড় ধরনের পরিবর্তন আনা হয়েছে। আপনি যদি একজন সরকারী কর্মকর্তা, কর্মচারী বা ডিজিটাল নথি ব্যবস্থাপনা সম্পর্কে জানতে আগ্রহী হন, তবে এই নির্দেশিকাটি আপনার জন্য।

গণপ্রজাতন্ত্রী বাংলাদেশ সরকারের নির্দেশনানুযায়ী, সরকারী অফিসসমূহের নথিপত্রে প্রচলিত ১৮ ডিজিটের পরিবর্তে এখন থেকে ৮টি ধাপে ২২ ডিজিটের ডিজিটাল নথি নম্বর ব্যবহার করতে হবে । এই ২২ ডিজিটের কোডে মন্ত্রণালয়, সংযুক্ত দপ্তর, জেলা, উপজেলা, শাখা, বিষয়, ক্রমিক নম্বর এবং সনের কোড পর্যায়ক্রমে উল্লেখ থাকে ।

২২ ডিজিটের ডিজিটাল নথি নম্বরের ৮টি ধাপ

ডিজিটাল নথির নতুন পদ্ধতিটি অত্যন্ত সুশৃঙ্খল। এর বিন্যাসটি বুঝতে নিচের তালিকাটি লক্ষ্য করুন:

• ১ম ধাপ (২ ডিজিট): সচিবালয় কোড (মন্ত্রণালয়/বিভাগ) ।
• ২য় ধাপ (২ ডিজিট): সংযুক্ত দপ্তর/অধিদপ্তর/পরিদপ্তর/স্বায়ত্তশাসিত সংস্থা/বিভাগীয় কার্যালয়/অন্যান্য অধিক্ষেত্র কোড ।
• ৩য় ধাপ (৪ ডিজিট): জিওগ্রাফিক (জিও) কোড ।
• ৪র্থ ধাপ (৩ ডিজিট): অধস্তন প্রতিষ্ঠান কোড ।
• ৫ম ধাপ (৩ ডিজিট): শাখা কোড ।
• ৬ষ্ঠ ধাপ (২ ডিজিট): বিষয়ভিত্তিক শ্রেণিবিন্যাস কোড ।
• ৭ম ধাপ (৪ ডিজিট): নথির ক্রমিক সংখ্যা কোড ।
• ৮ম ধাপ (২ ডিজিট): নথি খোলার সন কোড ।

দুর্যোগ ব্যবস্থাপনা অধিদপ্তরের (DDM) জন্য ডিজিটাল নথির নিয়ম

দুর্যোগ ব্যবস্থাপনা অধিদপ্তরের (DDM) দাপ্তরিক নথি বা পত্রের ক্ষেত্রে এই ২২ ডিজিটের কোড কীভাবে বসবে, তার সুনির্দিষ্ট নির্দেশনা দেওয়া হয়েছে:

• মন্ত্রণালয় ও দপ্তর কোড: নতুন পদ্ধতির ১ম ধাপে মন্ত্রণালয়ের কোড হিসেবে ‘৫১’ এবং ২য় ধাপে দুর্যোগ ব্যবস্থাপনা অধিদপ্তরের কোড হিসেবে ‘০১’ সকলের ক্ষেত্রে প্রযোজ্য হবে ।
• প্রধান কার্যালয়ের কোড: প্রধান কার্যালয়ের বিভিন্ন শাখা, অনুবিভাগ বা ইউনিটের ক্ষেত্রে ৩য় ও ৪র্থ ধাপে যথাক্রমে ‘০০০০’ ও ‘০০০’ ব্যবহৃত হবে ।
• শাখা কোড: ৫ম ধাপে প্রধান কার্যালয়ের বিভিন্ন শাখা বা ইউনিটের নির্দিষ্ট কোড নম্বর বসবে (যা আদেশের পরিশিষ্ট ‘খ’ তে সংযুক্ত) । উদাহরণস্বরূপ, প্রশাসন-১ শাখার কোড হলো ‘০০৩’ ।
• বিষয়ভিত্তিক কোড: ৬ষ্ঠ ধাপে ব্যবহারের জন্য একটি বিষয়ভিত্তিক শ্রেণীবিন্যাস কোড নির্ধারণ করা হয়েছে (পরিশিষ্ট ‘গ’) । যেমন: ‘ছুটি’ সংক্রান্ত বিষয়ের কোড ‘০৮’ ।
• ক্রমিক ও সন: ৭ম ধাপে নথি সৃষ্টিকারী রেজিষ্টারের ক্রমিক সংখ্যা লিপিবদ্ধ করতে হবে । এবং, ৮ম ধাপে নথি খোলার সনের শেষের ২ অংক লিপিবদ্ধ করতে হবে ।

জেলা ও উপজেলা কার্যালয়ের জিও কোড নির্ধারণ

দুর্যোগ ব্যবস্থাপনা অধিদপ্তরের অধীনস্থ জেলা ও উপজেলা কার্যালয়গুলোর জন্য ৩য় ধাপে (জিওগ্রাফিক) এবং ৪র্থ ধাপে (অধস্তন প্রতিষ্ঠান) ব্যবহারের জন্য আলাদা কোড বরাদ্দ করা হয়েছে যা পরিশিষ্ট ‘ক’ তে সংযুক্ত রয়েছে ।

কয়েকটি উদাহরণ:

• ঢাকা জেলার কোড: ২৬০০ ।
• সাভার উপজেলার কোড: ২৬৭২ ।
• চট্টগ্রাম জেলার কোড: ১৫০০ ।

সাধারণ জিজ্ঞাসা

১. সরকারী দাপ্তরিক নথিতে বর্তমানে কত ডিজিট ব্যবহার করা হয়? সরকারের নতুন নির্দেশনা অনুযায়ী, দাপ্তরিক নথিপত্রে প্রচলিত ১৮ ডিজিটের পরিবর্তে ৮টি ধাপে ২২ ডিজিটের ডিজিটাল পদ্ধতি ব্যবহার করার নির্দেশ প্রদান করা হয়েছে ।

২. নথির শেষে সন কীভাবে লিখতে হয়? ২২ ডিজিটের কোডের একেবারে শেষ বা ৮ম ধাপে নথি খোলার সন-এর শেষের ২ অংক লিপিবদ্ধ করতে হয় । যেমন, ২০২৬ সালের কোনো নথির ক্ষেত্রে শেষে ‘২৬’ বসবে।

৩. প্রধান কার্যালয়ের ক্ষেত্রে জিওগ্রাফিক কোড কী হবে? প্রধান কার্যালয়ের বিভিন্ন শাখা বা ইউনিটের ক্ষেত্রে জিওগ্রাফিক কোড (৩য় ধাপ) হিসেবে ‘০০০০’ ব্যবহৃত হবে ।

৪. বিষয়ভিত্তিক কোড কোথায় বসাতে হয়? বিষয়ভিত্তিক শ্রেণীবিন্যাস কোডটি নথির ২২ ডিজিটের মধ্যে ৬ষ্ঠ ধাপে বসাতে হয় ।

তথ্যসূত্র: দুর্যোগ ব্যবস্থাপনা অধিদপ্তর ।