সরকারি কিংবা বেসরকারি দপ্তরে দাপ্তরিক যোগাযোগের প্রধান মাধ্যম হলো অফিসিয়াল চিঠি বা দাপ্তরিক পত্র। অনেক সময় দেখা যায়, নতুন যোগদানকৃত কর্মকর্তা-কর্মচারী কিংবা অফিস সহকারীরা চিঠির ফরম্যাট, স্মারক নম্বর, সূত্র এবং বিতরণ অংশটি কীভাবে সাজাতে হয় তা নিয়ে দ্বিধায় পড়েন। সচিবালয় নির্দেশমালা ২০২৪ অনুযায়ী একটি নির্ভুল সরকারি ও দাপ্তরিক চিঠি লেখার নিয়ম এবং দুটি পূর্ণাঙ্গ নমুনা নিচে তুলে ধরা হলো।
সরকারি অফিসিয়াল চিঠির অপরিহার্য অংশসমূহ
একটি মানসম্মত দাপ্তরিক পত্রে নিচের ধারাবাহিক কাঠামোটি বজায় রাখা জরুরি:
- শিরোনাম (Header): পেজের একদম উপরে মাঝখানে ‘গণপ্রজাতন্ত্রী বাংলাদেশ সরকার’, তার নিচে সংশ্লিষ্ট মন্ত্রণালয়/অধিদপ্তর বা কার্যালয়ের নাম, ঠিকানা এবং অফিশিয়াল ওয়েবসাইট বা ইমেইল ঠিকানা থাকবে।
- স্মারক নম্বর ও তারিখ: বাম পাশে ডিজিটাল স্মারক নম্বর এবং ডান পাশে বাংলা (বঙ্গাব্দ) ও খ্রিস্টাব্দ তারিখ একসাথে উল্লেখ করতে হয়।
- বিষয় ও সূত্র: চিঠির মূল বক্তব্য এক লাইনে ‘বিষয়:’ অংশে স্পষ্টভাবে লিখতে হবে। যদি পূর্ববর্তী কোনো চিঠির পরিপ্রেক্ষিতে উত্তর দেওয়া হয়, তবে তার স্মারক ও তারিখ ‘সূত্র:’ অংশে দিতে হবে।
- মূল বক্তব্য (Body): মার্জিত ও সংক্ষিপ্ত দাপ্তরিক ভাষায় মূল বিষয়টি ১–৩টি অনুচ্ছেদে উপস্থাপন করতে হবে। প্রয়োজনে ছক বা তালিকা যুক্ত করা যায়।
- স্বাক্ষর ও পদবি: ডান পাশে নিচে স্বাক্ষরকারীর পূর্ণ নাম, পদবি, ফোন নম্বর ও ইমেইল থাকবে।
- প্রাপক (বরাবর/বিতরণ) ও অনুলিপি: বাম পাশে নিচে যাঁর কাছে চিঠি পাঠানো হচ্ছে তাঁর পদবি ও ঠিকানা এবং প্রয়োজনে সদয় অবগতি ও কার্যার্থে ‘অনুলিপি’ অংশটি যুক্ত করতে হবে।
নমুনা ১: সরকারি দপ্তরের প্রতিবেদন প্রেরণের অফিসিয়াল চিঠি
একটি অফিস থেকে ঊর্ধ্বতন বা সমমর্যাদার অন্য দপ্তরে মাসিক প্রতিবেদন বা তথ্য পাঠানোর ক্ষেত্রে নিচের ফরম্যাটটি ব্যবহার করতে পারেন:
গণপ্রজাতন্ত্রী বাংলাদেশ সরকার
জেলা শিক্ষা অফিসারের কার্যালয়
ফরিদপুর।
ওয়েবসাইট: www.dshe.gov.bd
স্মারক নং: ৩৭.০২.২৯০০.০০০.১৬.০০৪.২৬-৪৮৬ তারিখ: ২১ কার্তিক ১৪৩৩ বঙ্গাব্দ / ০৬ নভেম্বর ২০২৬ খ্রি.
বিষয়: কর্মচারীদের হালনাগাদ চাকুরী বহি (Service Book) সংক্রান্ত মাসিক প্রতিবেদন প্রেরণ।
সূত্র: মাউশি/সমন্বয়/চাকুরী বহি/২০২৬/১৫৭; তারিখ: ১৫ অক্টোবর ২০২৬ খ্রি.।
উপর্যুক্ত বিষয় ও সূত্রস্থ পত্রের পরিপ্রেক্ষিতে জানানো যাচ্ছে যে, অত্র কার্যালয়ের আওতাধীন কর্মচারীদের অক্টোবর/২০২৬ মাসের চাকুরী বহি হালনাগাদকরণের সারসংক্ষেপ নিচের ছকে সদয় অবগতি ও পরবর্তী প্রয়োজনীয় ব্যবস্থা গ্রহণের জন্য প্রেরণ করা হলো:
| অফিসের নাম | পূর্বের জের | চলতি মাসে প্রাপ্তি | হালনাগাদকৃত বহি | অবশিষ্ট | মন্তব্য |
|---|---|---|---|---|---|
| জেলা শিক্ষা অফিস, ফরিদপুর | ১২২৫ | ৫২ | ৫০ | ০২ | নথি যাচাই চলমান |
| মোট | ১২২৫ | ৫২ | ৫০ | ০২ | – |
সংযুক্তি: বর্ণনামতে ০২ (দুই) ফর্দ।
স্বাক্ষরিত/-
(নাম ও পদবি)
জেলা শিক্ষা অফিসার, ফরিদপুর
ফোন: ০২-XXXXXXX
বিতরণ (জ্যেষ্ঠতার ক্রমানুসারে নয়):
১। উপপরিচালক, মাধ্যমিক ও উচ্চ শিক্ষা, ঢাকা অঞ্চল, ঢাকা।
নমুনা ২: অফিস প্রধানের মাধ্যমে ছুটি বা দাপ্তরিক আবেদনের ফরম্যাট
একজন সরকারি কর্মচারী যখন নিজ দপ্তরের প্রধানের কাছে নৈমিত্তিক ছুটি, অর্জিত ছুটি কিংবা অন্য কোনো দাপ্তরিক সুবিধার জন্য আবেদন করবেন, তখন ‘বরাবর’ অংশটি উপরে রেখে নিচের নিয়মে লিখবেন:
- বরাবর: দপ্তর প্রধানের পদবি, কার্যালয়ের নাম ও জেলা।
- মাধ্যম: যথাযথ কর্তৃপক্ষ (যদি শাখা প্রধানের মাধ্যমে পাঠাতে হয়)।
- বিষয়: আবেদনের মূল কারণ (যেমন: নৈমিত্তিক ছুটি মঞ্জুরির আবেদন / বেতন প্রত্যয়নপত্র প্রদানের আবেদন)।
- নিবেদক: আবেদনকারীর পূর্ণ নাম, পদবি, গ্রেড (প্রযোজ্য ক্ষেত্রে পে স্কেল গ্রেড উল্লেখপূর্বক), পরিচিতি নম্বর ও মোবাইল নম্বর।
দাপ্তরিক চিঠি লেখার ক্ষেত্রে জরুরি টিপস
- চিঠিতে ফন্ট হিসেবে ইউনিকোড (NikoshBAN বা SolaimanLipi) এবং ফন্ট সাইজ ১২–১৪ ব্যবহার করা আদর্শ।
- দাপ্তরিক পত্রে এখন আর ‘মহোদয়’ বা ‘জনাব’ লেখার বাধ্যবাধকতা নেই; সরাসরি ‘উপর্যুক্ত বিষয় ও সূত্রের পরিপ্রেক্ষিতে জানানো যাচ্ছে যে…’ দিয়ে শুরু করা হয়।
- অফিস আদেশের ক্ষেত্রে শিরোনামে ‘অফিস আদেশ’ এবং চিঠির ক্ষেত্রে প্রাপকের নাম নিচে বাম পাশে দিতে হয়।
আমি একজন অডিটর এবং বিগত পাঁচ বছরেরও বেশি সময় ধরে বাংলাদেশের সরকারি বিধিবিধান, আর্থিক নিয়মাবলী ও পাবলিক প্রকিউরমেন্ট সংক্রান্ত জটিল বিষয়গুলো নিয়ে নিয়মিত চর্চা ও লেখালেখি করছি। হিসাববিজ্ঞান বিষয়ে উচ্চতর ডিগ্রী এবং সরকারি চাকুরির সুবাদে প্রশাসনিক নিয়ামাবলী খুব গভীরভাবে বোঝার সুযোগ হয়েছে। আমার লক্ষ্য হলো এই জটিল বিষয়গুলোকে সাধারণের কাছে সহজবোধ্য করে উপস্থাপন করা।
